Arşiv kelimesi bütün dünyada: Kurumların gerçek ve tüzel kişilerin faaliyetleri sonucu meydana gelen ve bir amaç ile saklanan dokümantasyon, sözkonusu dokümantasyona bakan kuruluş ve bunları barındıran yerler manasında kullanılmaktadır. Arşiv kelimesinin kökü, eski Yunanca “arkheion” kelimesinin Latinceye geçmiş hali olan “archivum”dur. Anlamı itibariyle arşiv; resmi dairelerin, çeşitli müesseselerin veya kişilerin işlerini yürütürken, muamelesi tamamlanmış ve muhafazası icab eden vesikaların düzenli bir şekilde, belirli kaidelere göre bir araya getirilerek saklandığı yerdir. Arşivler, vesikaların çıktığı yerler olan devletin, şehrin veya müessesenin, ailenin hizmetinde oluşuna göre devlet arşivi, şehir arşivi, özel arşiv, aile arşivi gibi isimler alırlar.
Arşiv malzemesinin çekirdeğini, devlet dairelerinde, büyük müesseselerde günlük muameleler esnasında çıkan yazışmalar ve dosyalar meydana getirir. Fakat bütün bu kağıtlar arşiv malzemesi değildir. Toplanan malzeme arşivlerde mütehassısları tarafından seçilip belirli kaidelere göre tasnif edilerek saklanır. Bu sınıflandırmanın sonradan istifade sırasında kolaylık sağlayacak şekilde olmasına
dikkat edilir. Arşivleri teşkil eden malzeme, kesinliği olan dökümanlar olduğu için, geçmiş faaliyetlerin yaşayan ve gerçek delilleridir.
Arşivin dökümanları çoğunlukla kil tabletler, tunç tabletler, papirüsler, parşömenler, el ile, daktilo ile yazılmış veya matbaada basılmış kağıt belgelerdir. Bunlardan başka mikrofilmler, fotoğraflar, ses bantları, video kasetleri gibi önemi haiz dokümanlar da arşiv belgesi olabilir. Bir şeyin arşiv malzemesi olabilmesi için üzerinden en az 30 yıl geçmesi kaidesi kabul edilmiştir. Türkiye’de arşiv terimi, tarifteki manayı aşan bir biçimde kullanılmakta ve her türlü dökümantasyonu içine alan bir anlam da taşımaktadır.
Arşivin tarihi çok eski milletlere kadar dayanır. Eski Mısır ve Roma’da bir çok devlet, tapınak ve aile arşivlerine sahipti. Mezopotamya’nın Nippur şehrinde, M.Ö. 2000 yılından başlayarak tablet halinde belgelerin saklandığı bir devlet arşivi bulunmuştur. Hattuşaş (Boğazköy)’ta yapılan kazılar sonucunda da, M.Ö. 1800-1200 yılları arasında Hititlere ait muharebe, antlaşma, kanun, kral yıllıkları ve daha bir çok belgelerin saklandığı büyük bir devlet arşivi ortaya çıkarılmıştır. Bu arşiv muhtevasının önemli bir kısmı İstanbul, bir kısmı da Ankara arkeoloji müzelerindedir.
Avrupa devletlerinden Fransa, 1790 yılında ilk “Fransız Milli Arşivi”ni kurdu. İngiltere’de devlet adamları mevkilerinden ayrılırken kendi zamanlarına ait resmi evrakı beraberlerinde götürmeleri adettendi. Resmi evrakın dağınıklığını önlemek için İngiltere’de 1838’de “Public Record Office” kuruldu. Alman devlet arşivi ise 1867’de kurulmuştur.
Arşiv malzemesinin çekirdeğini, devlet dairelerinde, büyük müesseselerde günlük muameleler esnasında çıkan yazışmalar ve dosyalar meydana getirir. Fakat bütün bu kağıtlar arşiv malzemesi değildir. Toplanan malzeme arşivlerde mütehassısları tarafından seçilip belirli kaidelere göre tasnif edilerek saklanır. Bu sınıflandırmanın sonradan istifade sırasında kolaylık sağlayacak şekilde olmasına
dikkat edilir. Arşivleri teşkil eden malzeme, kesinliği olan dökümanlar olduğu için, geçmiş faaliyetlerin yaşayan ve gerçek delilleridir.
Arşivin dökümanları çoğunlukla kil tabletler, tunç tabletler, papirüsler, parşömenler, el ile, daktilo ile yazılmış veya matbaada basılmış kağıt belgelerdir. Bunlardan başka mikrofilmler, fotoğraflar, ses bantları, video kasetleri gibi önemi haiz dokümanlar da arşiv belgesi olabilir. Bir şeyin arşiv malzemesi olabilmesi için üzerinden en az 30 yıl geçmesi kaidesi kabul edilmiştir. Türkiye’de arşiv terimi, tarifteki manayı aşan bir biçimde kullanılmakta ve her türlü dökümantasyonu içine alan bir anlam da taşımaktadır.
Arşivin tarihi çok eski milletlere kadar dayanır. Eski Mısır ve Roma’da bir çok devlet, tapınak ve aile arşivlerine sahipti. Mezopotamya’nın Nippur şehrinde, M.Ö. 2000 yılından başlayarak tablet halinde belgelerin saklandığı bir devlet arşivi bulunmuştur. Hattuşaş (Boğazköy)’ta yapılan kazılar sonucunda da, M.Ö. 1800-1200 yılları arasında Hititlere ait muharebe, antlaşma, kanun, kral yıllıkları ve daha bir çok belgelerin saklandığı büyük bir devlet arşivi ortaya çıkarılmıştır. Bu arşiv muhtevasının önemli bir kısmı İstanbul, bir kısmı da Ankara arkeoloji müzelerindedir.
Avrupa devletlerinden Fransa, 1790 yılında ilk “Fransız Milli Arşivi”ni kurdu. İngiltere’de devlet adamları mevkilerinden ayrılırken kendi zamanlarına ait resmi evrakı beraberlerinde götürmeleri adettendi. Resmi evrakın dağınıklığını önlemek için İngiltere’de 1838’de “Public Record Office” kuruldu. Alman devlet arşivi ise 1867’de kurulmuştur.